ZUGFeRD vs. XRechnung – Welches E-Rechnungsformat ist das Richtige?
15. Februar 2026 · 11 Min. Lesezeit
Wenn Sie sich mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 beschäftigen, stolpern Sie unweigerlich über zwei Begriffe: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind gesetzeskonforme E-Rechnungsformate – aber sie funktionieren grundlegend anders.
In diesem Vergleich erklären wir Ihnen die Unterschiede, Vor- und Nachteile beider Formate und geben eine klare Empfehlung für Selbstständige und kleine Unternehmen.
Der große Vergleich: ZUGFeRD vs. XRechnung
| Kriterium | ZUGFeRD 2.0 | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | Hybrid: PDF + eingebettete XML | Reines XML (kein PDF) |
| Lesbarkeit für Menschen | ✅ PDF ist sofort lesbar | ❌ XML nur mit Software lesbar |
| Maschinenlesbarkeit | ✅ Ja (über eingebettete XML) | ✅ Ja (native XML) |
| Syntax | CII (Cross Industry Invoice) | CII + UBL (Universal Business Language) |
| Implementierungskosten | ✅ Gering (einfache Integration) | ❌ Höher (IT-Infrastruktur nötig) |
| Zielgruppe | KMU, Selbstständige, Privatwirtschaft | Große Unternehmen, öff. Sektor |
| Öffentliche Auftraggeber | ⚠️ Nur wenn ZUGFeRD XRechnung-konform | ✅ Pflichtformat |
| In Lexware Office | ✅ Standard-Format | ✅ Unterstützt |
ZUGFeRD 2.0 – Das Hybridformat
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein Hybridformat: Die Rechnung enthält sowohl ein menschenlesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten, die in das PDF eingebettet sind.
Vorteile von ZUGFeRD:
- Dual-Use: Empfänger ohne E-Rechnungs-Software können das PDF weiterhin lesen
- Einfache Integration: Kein Umbau der IT-Infrastruktur nötig
- Kostengünstig: Ideal für kleine und mittlere Unternehmen
- Breite Akzeptanz: Von den meisten Buchhaltungsprogrammen unterstützt
Nachteile von ZUGFeRD:
- Unterstützt nur CII-Syntax (weniger flexibel als XRechnung)
- Größere Dateien durch PDF-Anteil
- Nicht automatisch für öffentliche Auftraggeber geeignet
XRechnung – Das reine XML-Format
XRechnung ist ein reines XML-Format, das den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Es ist nicht als PDF lesbar – die Inhalte werden erst durch Software interpretiert und dargestellt.
Vorteile von XRechnung:
- Maximale Automatisierung: Keine manuelle Dateneingabe nötig
- Flexible Syntax: Unterstützt CII und UBL
- Pflichtformat für Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen
- Einheitlicher Standard: EU-weit kompatibel
Nachteile von XRechnung:
- Nicht menschenlesbar: Empfänger brauchen Software zur Anzeige
- Höhere Implementierungskosten: Schulungen und IT-Anpassungen
- Weniger benutzerfreundlich für kleine Unternehmen
Welches Format sollten Sie wählen?
💡 Unsere Empfehlung für Selbstständige
Nutzen Sie ZUGFeRD 2.0 als Standard-Format. Es ist einfacher, günstiger und wird von Lexware Office nativ unterstützt. Wechseln Sie nur zu XRechnung, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen) fakturieren.
| Ihre Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Kunden sind Privatwirtschaft | ZUGFeRD 2.0 ✅ |
| Kunden sind öffentliche Auftraggeber | XRechnung (Pflicht) |
| Mix aus beidem | ZUGFeRD Standard + XRechnung für Behörden |
| Unsicher / erst mal anfangen | ZUGFeRD 2.0 – am einfachsten |
ZUGFeRD-Profile: Welches Profil passt?
ZUGFeRD 2.0 verfügt über verschiedene Profile, die sich im Umfang der XML-Daten unterscheiden:
| Profil | Beschreibung | Empfehlung |
|---|---|---|
| Minimum | Nur Pflichtangaben | Für einfachste Rechnungen |
| Basic | Standardangaben für Buchhaltung | ✅ Für die meisten Selbstständigen |
| Comfort | Erweiterte Daten (Lieferdetails etc.) | Für Handel und Logistik |
| Extended | Vollständige Geschäftsprozessdaten | Für Großunternehmen |
| XRechnung | ZUGFeRD im XRechnung-kompatiblen Modus | Für öffentliche Auftraggeber |
💡 Pro-Tipp: ZUGFeRD XRechnung-Profil
Wussten Sie, dass ZUGFeRD 2.0 ein eigenes „XRechnung"-Profil hat? Damit können Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen, die gleichzeitig XRechnung-konform ist – und somit auch an Behörden gültig. Lexware Office unterstützt dieses Profil.
Technische Details für Entwickler
CII vs. UBL
- CII (Cross Industry Invoice): UN/CEFACT-Standard, wird von ZUGFeRD und XRechnung unterstützt
- UBL (Universal Business Language): OASIS-Standard, wird nur von XRechnung unterstützt
Für die meisten Selbstständigen ist dieser Unterschied nicht relevant – Lexware Office wählt automatisch das richtige Format.
Fazit: ZUGFeRD für Selbstständige, XRechnung für Behörden
Die Entscheidung ist einfacher als gedacht:
- ✅ ZUGFeRD 2.0 – Für 95% aller Selbstständigen das richtige Format
- ✅ XRechnung – Nur wenn Ihr Kunde es explizit verlangt (Behörden)
- ✅ Lexware Office unterstützt beide Formate nativ
- ✅ Die Einrichtung in Lexware Office dauert nur 5 Minuten
E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Sie wissen müssen
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand wird stufenweise verpflichtend:
| Ab wann | Pflicht |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz müssen E-Rechnungen versenden |
| 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden |
Auch Kleinunternehmer sind von der Empfangspflicht betroffen!
ZUGFeRD im Detail: Das Hybrid-Format
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das zwei Ebenen kombiniert:
- Sichtbare PDF-Ebene: Die Rechnung sieht aus wie jede andere PDF-Rechnung – mit Logo, Layout und allen Positionen. Sie können sie normal lesen, drucken und weiterleiten.
- Maschinenlesbare XML-Ebene: Eingebettet in das PDF ist ein XML-Datensatz mit allen strukturierten Rechnungsdaten (Beträge, Steuersätze, Kontonummern etc.)
Der Vorteil: Empfänger, die E-Rechnungen verarbeiten können, lesen die XML-Daten automatisch aus. Alle anderen sehen einfach eine gewöhnliche PDF.
XRechnung im Detail: Das reine XML-Format
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuellen PDF-Anteil. Die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten und kann nur mit spezieller Software gelesen werden.
XRechnung ist Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern (Bund, Länder, Kommunen). Wenn Sie an Behörden liefern, kommen Sie um XRechnung nicht herum.
💡 Pro-Tipp
Für den B2B-Bereich empfehlen wir ZUGFeRD: Es ist kompatibel mit allen Empfängern (PDF + XML), visuell prüfbar und universell einsetzbar. Nur wenn Sie an öffentliche Auftraggeber liefern, nutzen Sie zusätzlich XRechnung.
Praktische Umsetzung in Lexware Office
Lexware Office unterstützt beide Formate vollständig:
E-Rechnungen erstellen
- Rechnung wie gewohnt schreiben (Positionen, Kunde, Beträge)
- Beim Export das Format wählen: ZUGFeRD oder XRechnung
- Lexware Office generiert die Rechnung im gewählten Format automatisch
- Versand per E-Mail direkt aus der Software
E-Rechnungen empfangen
- Eingehende E-Rechnung per Drag & Drop hochladen oder über das Beleg-Postfach empfangen
- Lexware Office erkennt das Format automatisch (ZUGFeRD oder XRechnung)
- Strukturierte Daten werden ausgelesen: Lieferant, Betrag, Steuersatz, Zahlungsziel
- Der Beleg steht sofort zur Buchung bereit
Fazit: Jetzt auf E-Rechnung umstellen
Die E-Rechnungspflicht kommt – und es lohnt sich, jetzt schon umzustellen. Mit Lexware Office ist der Umstieg schmerzlos: Die Software erstellt und verarbeitet beide Formate. Starten Sie mit ZUGFeRD für B2B-Kunden und rüsten Sie damit für die Zukunft auf.
Archivierung von E-Rechnungen
E-Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierbelege – 10 Jahre. Dabei gilt:
- Originalformat bewahren: Eine ZUGFeRD-PDF muss als PDF mit XML-Daten archiviert werden – ein Nachdruck auf Papier genügt nicht
- XRechnung als XML: Die XML-Datei muss im Original gespeichert werden, eine visuelle Darstellung allein reicht nicht
- GoBD-konforme Archivierung: Unveränderbar, vollständig, maschinell auswertbar, zeitnah
- Lexware Office archiviert automatisch: Alle über Lexware Office erstellten und empfangenen E-Rechnungen werden automatisch GoBD-konform archiviert
Validierung: So prüfen Sie Ihre E-Rechnungen
Bevor Sie eine E-Rechnung versenden, sollten Sie sie validieren:
- ZUGFeRD-Validator: Das Forum elektronische Rechnung bietet einen kostenlosen Online-Validator
- XRechnung-Prüftool: Die KoSIT bietet ein kostenfreies Tool zur Validierung von XRechnungen (Schematron-Prüfung)
- Lexware Office: Die Software validiert automatisch alle erstellten E-Rechnungen gegen den jeweiligen Standard
E-Rechnung einrichten lassen?
Wir konfigurieren Ihr Lexware Office für das richtige E-Rechnungsformat und prüfen, ob Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.