Umsatzsteuer für Selbstständige – Sätze, Pflichten & Fristen
15. Februar 2026 · 10 Min. Lesezeit
Die Umsatzsteuer gehört zu den wichtigsten Steuerarten für Selbstständige und Freiberufler. Ob 19 %, 7 % oder gar keine – wer die Regeln kennt, vermeidet Fehler auf Rechnungen, spart durch den Vorsteuerabzug bares Geld und bleibt beim Finanzamt auf der sicheren Seite.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie als Selbstständiger zur Umsatzsteuer wissen müssen: von der Berechnung über die Kleinunternehmerregelung bis hin zur Umsatzsteuervoranmeldung in Lexware Office.
Was ist die Umsatzsteuer – und was die Mehrwertsteuer?
Kurz gesagt: Umsatzsteuer (USt) und Mehrwertsteuer (MwSt) sind dasselbe. Der offizielle Begriff laut Umsatzsteuergesetz (UStG) ist „Umsatzsteuer". Im Alltag und auf vielen Kassenbons steht „Mehrwertsteuer" – gemeint ist aber exakt dieselbe Abgabe.
Das Prinzip: Sie als Unternehmer erheben die Umsatzsteuer auf Ihre Leistungen und führen sie ans Finanzamt ab. Gleichzeitig dürfen Sie die Umsatzsteuer, die Sie selbst für geschäftliche Einkäufe zahlen (Vorsteuer), gegenrechnen. Am Ende zahlen Sie nur die Differenz – das ist der sogenannte Vorsteuerabzug.
Umsatzsteuersätze in Deutschland: 19% und 7%
In Deutschland gibt es zwei Umsatzsteuersätze:
Regelsteuersatz: 19%
Der Regelsteuersatz von 19 % gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen. Wenn Sie als Berater, Webdesigner, Coach oder IT-Dienstleister arbeiten, stellen Sie in der Regel 19 % Umsatzsteuer in Rechnung.
Ermäßigter Steuersatz: 7%
Der ermäßigte Steuersatz von 7 % gilt für Güter des täglichen Bedarfs und bestimmte kulturelle Leistungen:
- Lebensmittel (außer Getränke und Restaurantlieferungen)
- Bücher, Zeitungen, Zeitschriften (auch digital)
- Kunstgegenstände und Sammlerstücke
- Personennahverkehr (bis 50 km)
- Übernachtungen in Hotels
- Medizinische Hilfsmittel
💡 Pro-Tipp
In Lexware Office können Sie für jeden Artikel und jede Dienstleistung den korrekten Steuersatz hinterlegen. So wird auf jeder Rechnung automatisch der richtige Satz angewendet – kein manuelles Nachrechnen mehr. Mehr dazu in unserem Guide zur E-Rechnung in Lexware Office.
Umsatzsteuerbefreiungen nach § 4 UStG
Einige Berufsgruppen sind komplett von der Umsatzsteuer befreit, unabhängig von ihrem Umsatz:
- Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker – Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG
- Versicherungsvermittler – nach § 4 Nr. 11 UStG
- Kleinunternehmer – freiwillige Befreiung nach § 19 UStG
Kleinunternehmerregelung: Wann zahlen Sie keine Umsatzsteuer?
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Sie von der Umsatzsteuerpflicht, wenn Ihr Jahresumsatz unter einer bestimmten Grenze bleibt. Seit 2025 gelten neue Grenzen:
- Vorjahresumsatz: maximal 25.000 € (vorher 22.000 €)
- Laufendes Jahr: voraussichtlich maximal 100.000 € (vorher 50.000 €)
Vorteile: Kein Umsatzsteuerausweis auf Rechnungen, keine UStVA-Abgabepflicht, weniger Bürokratie.
Nachteile: Kein Vorsteuerabzug – die Umsatzsteuer auf Ihre Einkäufe bleibt an Ihnen hängen.
Ausführliche Informationen zu den aktuellen Grenzen finden Sie in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung 2026.
💡 Pro-Tipp
Investieren Sie im Gründungsjahr stark (Laptop, Software, Büroausstattung)? Dann kann es sich lohnen, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und stattdessen den Vorsteuerabzug zu nutzen. Sie erhalten dann die 19 % USt auf alle Anschaffungen vom Finanzamt zurück.
Umsatzsteuer berechnen: Formeln und Beispiele
Die Berechnung der Umsatzsteuer ist einfacher als viele denken:
Netto → Brutto (Umsatzsteuer aufschlagen)
Formel: Netto × 1,19 = Brutto (bei 19 %)
Beispiel: Beratungsleistung für 2.000 € netto
- USt: 2.000 € × 0,19 = 380 €
- Brutto: 2.000 € + 380 € = 2.380 €
Brutto → Netto (Umsatzsteuer herausrechnen)
Formel: Brutto ÷ 1,19 = Netto (bei 19 %)
Beispiel: Rechnung über 1.190 € brutto
- Netto: 1.190 € ÷ 1,19 = 1.000 €
- USt: 1.190 € − 1.000 € = 190 €
Berechnung bei 7 % ermäßigtem Satz
Genauso, nur mit 1,07 statt 1,19:
- 500 € netto × 1,07 = 535 € brutto
- 535 € brutto ÷ 1,07 = 500 € netto
Vorsteuerabzug: So holen Sie sich Umsatzsteuer zurück
Der Vorsteuerabzug ist einer der größten finanziellen Vorteile der Umsatzsteuerpflicht. Er funktioniert so:
- Sie kassieren Umsatzsteuer von Ihren Kunden (z. B. 1.900 € USt auf 10.000 € Umsatz)
- Sie zahlen Umsatzsteuer auf geschäftliche Ausgaben (z. B. 380 € USt auf 2.000 € Büroausstattung)
- Die Differenz führen Sie ans Finanzamt ab: 1.900 € − 380 € = 1.520 € Zahllast
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug:
- Sie sind umsatzsteuerpflichtig (kein Kleinunternehmer)
- Sie haben eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener USt
- Die Leistung wurde für geschäftliche Zwecke bezogen
Achten Sie bei der Belegverwaltung auf vollständige Rechnungen. Wie Sie Belege korrekt digitalisieren, lesen Sie in unserem Guide zum Belege digitalisieren in Lexware Office.
Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA): Fristen und Abgabe
Als umsatzsteuerpflichtiger Selbstständiger müssen Sie regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) beim Finanzamt einreichen – über ELSTER oder direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware.
Wie oft muss die UStVA abgegeben werden?
- Monatlich: wenn Ihre USt-Zahllast im Vorjahr über 7.500 € lag
- Vierteljährlich: bei einer Zahllast zwischen 1.000 € und 7.500 €
- Jährlich: bei einer Zahllast unter 1.000 €
- Gründungsjahr: immer monatlich
Abgabefristen
Die UStVA ist bis zum 10. des Folgemonats abzugeben. Mit Dauerfristverlängerung (Antrag bei ELSTER) haben Sie einen Monat mehr Zeit.
Alle Details zu Fristen und Formularen finden Sie in unserem separaten Artikel zur Umsatzsteuervoranmeldung. Eine Übersicht aller relevanten Termine bietet unser Steuertermine-Kalender 2026.
💡 Pro-Tipp
In Lexware Office können Sie die UStVA direkt aus der Software an ELSTER übermitteln – mit einem Klick. Die Werte werden automatisch aus Ihren Buchungen berechnet. Keine manuelle Eingabe, kein Formular-Chaos.
Umsatzsteuer auf Rechnungen: So weisen Sie korrekt aus
Jede Rechnung an einen Geschäftskunden muss bestimmte Pflichtangaben zur Umsatzsteuer enthalten (§ 14 UStG):
- Nettobetrag je Steuersatz
- Angewandter Steuersatz (19 % oder 7 %)
- Steuerbetrag in Euro
- Bruttobetrag
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und müssen stattdessen den Hinweis aufnehmen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Tipps zur professionellen Rechnungsgestaltung finden Sie in unserem Guide zum Rechnungslayout in Lexware Office.
Sonderfälle: Reverse Charge, EU-Geschäfte und Drittländer
Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft)
Bei bestimmten B2B-Leistungen über Ländergrenzen hinweg gilt das Reverse-Charge-Verfahren: Nicht Sie als Leistungserbringer, sondern Ihr Kunde schuldet die Umsatzsteuer. Das betrifft z. B.:
- Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern
- Bestimmte Bauleistungen im Inland
In diesem Fall schreiben Sie auf Ihre Rechnung: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)" und weisen keine USt aus.
Innergemeinschaftliche Lieferungen (EU)
Verkaufen Sie Waren an ein Unternehmen in der EU, ist die Lieferung umsatzsteuerfrei – vorausgesetzt:
- Der Käufer hat eine gültige USt-IdNr.
- Die Ware wird nachweislich ins EU-Ausland geliefert
Export in Drittländer
Lieferungen in Länder außerhalb der EU (z. B. Schweiz, USA) sind grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Sie benötigen einen Ausfuhrnachweis.
Die 5 häufigsten Fehler bei der Umsatzsteuer
- Falscher Steuersatz auf der Rechnung – prüfen Sie für jede Leistung, ob 19 % oder 7 % gelten
- Fehlende Pflichtangaben – ohne korrekte Rechnung kein Vorsteuerabzug für Ihren Kunden
- UStVA-Frist verpasst – das kann Verspätungszuschläge von bis zu 10 % der Zahllast kosten
- Vorsteuer aus Privatausgaben geltend gemacht – nur geschäftliche Ausgaben sind abzugsfähig
- Kleinunternehmergrenze überschritten, ohne es zu merken – dann müssen Sie rückwirkend USt abführen
💡 Pro-Tipp
Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie Lexware Office passieren die meisten dieser Fehler gar nicht erst. Steuersätze werden automatisch zugeordnet, Fristen erinnert und die UStVA vorausgefüllt.
Umsatzsteuer in Lexware Office einrichten
Lexware Office macht die Umsatzsteuer für Selbstständige so einfach wie möglich:
- Steuersatz pro Produkt/Dienstleistung einmal hinterlegen
- Rechnungen werden automatisch mit korrektem USt-Ausweis erstellt
- Belege scannen – Lexware Office erkennt den Steuersatz per KI
- UStVA wird automatisch berechnet und kann direkt an ELSTER übertragen werden
- Umsatzsteuer-Jahreserklärung – alle Daten stehen bereit für Ihren Steuerberater
Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung brauchen, unterstützen wir Sie gerne mit unserem Lexware Office Onboarding für Selbstständige.
Fazit: Umsatzsteuer verstehen und korrekt abführen
Die Umsatzsteuer ist kein Hexenwerk, wenn Sie die Grundlagen kennen:
- 19 % Regelsteuersatz für die meisten Leistungen, 7 % für begünstigte Güter
- Der Vorsteuerabzug spart Ihnen bares Geld bei geschäftlichen Ausgaben
- Die Kleinunternehmerregelung befreit bei unter 25.000 € Umsatz – aber kein Vorsteuerabzug
- Die UStVA muss fristgerecht abgegeben werden – mit Lexware Office geht das automatisch
- Korrekte Rechnungsstellung ist Pflicht – für Sie und Ihre Kunden
Weitere Steuertipps für Selbstständige finden Sie in unserem umfassenden Ratgeber.
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