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Serienrechnung in Lexware Office – Wiederkehrende Rechnungen automatisieren

15. Februar 2026 · 10 Min. Lesezeit

Monatliche Beratungspauschalen, Coachingpakete, Software-Lizenzen oder Mitgliedsbeiträge – wenn Sie wiederkehrende Leistungen abrechnen, erstellen Sie vermutlich jeden Monat die gleiche Rechnung. Manuell. Immer wieder.

Mit der Serienrechnung in Lexware Office automatisieren Sie diesen Prozess komplett: Einmal einrichten, dann erstellt und versendet Lexware Office Ihre Rechnungen automatisch – im von Ihnen definierten Intervall. In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie Serienrechnungen optimal einrichten und welche strategischen Vorteile sie für Ihr Business bringen.

Was ist eine Serienrechnung?

Eine Serienrechnung ist eine automatisch wiederkehrende Rechnung, die nach einem festgelegten Intervall immer wieder an denselben Kunden erstellt und (optional) versendet wird. Sie legen die Rechnung einmal als Vorlage an – Lexware Office erledigt den Rest.

Typische Anwendungsfälle

Branche	Anwendungsfall	Intervall
Coaching/Beratung	Monatliche Beratungspauschale	Monatlich
Fitness/Gesundheit	Mitgliedsbeiträge	Monatlich/Quartalsweise
IT/Software	SaaS-Lizenzen, Hosting	Monatlich/Jährlich
Marketing/Agentur	Retainer, Social Media Management	Monatlich
Immobilien	Hausverwaltungsgebühren	Monatlich/Quartalsweise
Bildung	Kursgebühren, Nachhilfe	Monatlich

Serienrechnung in Lexware Office erstellen – Schritt für Schritt

Schritt 1: Neue Serienvorlage anlegen

1. Navigieren Sie zu Belege in der oberen Menüleiste
2. Klicken Sie auf den grünen Button „Neuer Beleg"
3. Wählen Sie „Serienrechnung"

Schritt 2: Kundendaten und Positionen eingeben

• Geben Sie Name und Adresse des Kunden ein
• Neukunden direkt als Kontakt speichern: „+ Kunde anlegen"
• Füllen Sie Kopfbereich (Betreff, Einleitungstext), Positionen (Leistungsbeschreibung, Menge, Preis) und Fußbereich (Zahlungshinweise) aus

Schritt 3: Serienrechnung konfigurieren

Hier wird's spannend – die Konfiguration bestimmt, wann und wie Ihre Rechnungen erstellt werden:

Einstellung	Beschreibung
Datum (erste Ausführung)	Ab wann die Serienrechnung zum ersten Mal erstellt wird
Rechnungs-Intervall	Wöchentlich, 2-wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
Aktiv bis (optional)	Enddatum – danach werden keine weiteren Rechnungen erstellt
Leistungszeitraum	Datum oder Zeitraum für die abgerechnete Leistung
Rückwirkend abrechnen	Haken setzen, wenn der Leistungszeitraum in der Vergangenheit liegt
Layout	Standard oder ein alternatives Layout
Erstellungsmodus	Automatisch versenden oder als Entwurf anlegen (für manuelle Prüfung)

Schritt 4: E-Mail-Vorlage anpassen

Klicken Sie auf „E-Mail-Text anpassen" über dem E-Mail-Feld des Empfängers. Dort können Sie:

• Betreff individualisieren (z. B. „Ihre Rechnung für Februar 2026")
• E-Mail-Text personalisieren – Standard-Vorlage oder Freitext
• Kundencenter-Link aktivieren/deaktivieren (Kunden können Rechnungen online einsehen)
• Kopie an sich selbst senden lassen (empfohlen für die Kontrolle)

Schritt 5: Vorlage speichern

Klicken Sie auf „Vorlage speichern". Fertig! Die Serienrechnung wird ab dem festgelegten Datum automatisch erstellt.

Serienvorlagen verwalten

Alle Ihre Serienvorlagen finden Sie unter Belege → Serienvorlagen (ganz unten im Menü). Von hier können Sie:

• Vorlagen bearbeiten – Preise anpassen, Positionen ändern
• Pausieren – Vorübergehend deaktivieren (z. B. bei Kundenpause)
• Löschen – Endgültig entfernen (bereits erstellte Rechnungen bleiben erhalten)

Serienrechnungen und Umsatzsteuer

Bei Serienrechnungen gibt es steuerliche Besonderheiten, die Sie kennen sollten:

Soll-Versteuerung (Standard)

Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuerschuld mit Rechnungsstellung – unabhängig davon, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Das heißt: Ihre automatisch erstellte Serienrechnung löst sofort eine USt-Pflicht aus.

Ist-Versteuerung

Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuerschuld erst bei Zahlungseingang. Das ist für Serienrechnungen vorteilhaft, da Sie die USt erst abführen müssen, wenn das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto ist.

Best Practices für Serienrechnungen

• ✅ Immer mit Zahlungsziel arbeiten – Mindestens 14 Tage, damit der Kunde Zeit hat
• ✅ Leistungszeitraum korrekt angeben – „Beratungsleistung Februar 2026" statt nur „Beratung"
• ✅ SEPA-Lastschrift kombinieren – Ideale Ergänzung: Rechnung + automatische Abbuchung
• ✅ Kopie an sich selbst senden – Für die Kontrolle, ob alles reibungslos funktioniert
• ✅ OPOS regelmäßig prüfen – Ob Kunden ihre Serienrechnungen auch tatsächlich bezahlen (→ OPOS Guide)
• ❌ Vermeiden: Zu viele offene Serienvorlagen – Bereinigen Sie inaktive Kunden regelmäßig

Fazit: Einmal einrichten, dauerhaft profitieren

Die Serienrechnung in Lexware Office ist eines der stärksten Automatisierungswerkzeuge für Selbstständige. Sie sparen pro Kunde und Monat mindestens 5-10 Minuten manuelle Arbeit – bei 20 Serienkunden sind das 2-3 Stunden pro Monat, die Sie für Ihr eigentliches Business nutzen können.

Checkliste:

• ✅ Alle wiederkehrenden Leistungen als Serienvorlage angelegt
• ✅ Intervall und Enddatum korrekt konfiguriert
• ✅ E-Mail-Vorlage personalisiert
• ✅ Erste Rechnung als Entwurf geprüft, dann auf Automatik umgestellt
• ✅ OPOS-Kontrolle für Zahlungseingänge eingerichtet

Schritt für Schritt: Serienrechnung einrichten

In Lexware Office ist die Einrichtung einer Serienrechnung in wenigen Minuten erledigt:

1. Rechnung erstellen: Erstellen Sie eine reguläre Rechnung mit allen Positionen
2. Als Serienrechnung markieren: Aktivieren Sie die Option „Wiederkehrende Rechnung"
3. Intervall wählen: Monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich
4. Zeitraum festlegen: Startdatum, Enddatum (oder unbegrenzt)
5. Automatischer Versand: Optional die Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden senden lassen

Typische Anwendungsfälle für Serienrechnungen

• Retainer-Verträge: Monatliche Beratungspauschalen, laufende Wartung, Support-Verträge
• Vermietung: Büroflächen, Equipment, Fahrzeuge
• Software & SaaS: Monatliche oder jährliche Lizenzen
• Mitgliedsbeiträge: Vereinsbeiträge, Kammerbeiträge
• Hosting & Domains: Jährliche Hosting-Rechnungen für Webdesigner und Agenturen

Serienrechnungen und Liquidität

Wiederkehrende Rechnungen sind der Grundpfeiler planbarer Einnahmen. Versuchen Sie, einen möglichst großen Anteil Ihres Umsatzes über Retainer zu generieren. Als Faustformel: Mindestens 40 % wiederkehrender Umsatz sorgt für finanzielle Stabilität.

Fazit: Einmal einrichten, immer kassieren

Serienrechnungen in Lexware Office sind der einfachste Weg, wiederkehrende Einnahmen zu automatisieren. Richten Sie alle laufenden Verträge als Serienrechnung ein – Sie sparen Zeit, vermeiden vergessene Rechnungen und verbessern Ihre Liquiditätsplanung.

Preisanpassungen bei Serienrechnungen

Regelmäßige Preisanpassungen bei laufenden Verträgen sind wichtig – und in Lexware Office einfach umzusetzen:

• Jahresanpassung: Erhöhen Sie einmal jährlich Ihre Preise um 3–5 %. Bei Inflation verlieren Sie sonst real an Kaufkraft.
• Kommunikation: Informieren Sie Kunden 30 Tage vor der Preisanpassung per E-Mail.
• In Lexware Office: Bearbeiten Sie die Serienrechnung und passen Sie die Positionen an. Ab dem nächsten Intervall wird die neue Rechnung automatisch erstellt.

Serienrechnung und E-Rechnung

Kombinieren Sie Serienrechnungen mit dem E-Rechnungsformat ZUGFeRD. So erhalten Ihre Kunden automatisch maschinenlesbare Rechnungen, die ohne manuellen Aufwand verarbeitet werden – das beschleunigt den Zahlungseingang und verbessert Ihre Liquidität.