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Quartalsplanung für Selbstständige – So planen Sie Ihre nächsten 90 Tage strategisch

15. Februar 2026 · 13 Min. Lesezeit

Jahresplanung klingt gut in der Theorie – aber in der Praxis? Nach drei Monaten ist der Markt ein anderer, Kundenwünsche haben sich verändert und die eigene Motivation schwankt. Genau deshalb ist die Quartalsplanung für Selbstständige das mächtigste Planungsinstrument: kurz genug, um konkret zu bleiben, lang genug, um echte Ergebnisse zu sehen.

In diesem Guide zeigen wir Ihnen eine praxiserprobte 5-Schritte-Methode, mit der Sie Ihre nächsten 90 Tage strategisch planen – inklusive Zahlen-Review, messbarer Ziele und konkreter Wochenplanung.

Warum Quartalsplanung besser ist als Jahresplanung

Kriterium	Jahresplanung	Quartalsplanung
Flexibilität	❌ Starr, schnell überholt	✅ Anpassbar an Marktveränderungen
Messbarkeit	❌ Erst nach 12 Monaten sichtbar	✅ Alle 90 Tage messbar
Motivation	❌ Ziele fühlen sich weit weg an	✅ Erfolge in Wochen sichtbar
Fokus	❌ Zu viele Ziele gleichzeitig	✅ 1-3 Fokusziele pro Quartal

Schritt 1: Quartals-Rückblick (Review)

Jede gute Quartalsplanung beginnt mit einem ehrlichen Rückblick auf die letzten 12 Wochen. Setzen Sie sich dafür 60-90 Minuten ungestört hin und beantworten Sie diese Fragen:

Reflexionsfragen:

• Was lief gut? – Welche Maßnahmen, Angebote oder Entscheidungen haben funktioniert?
• Was lief nicht gut? – Wo gab es Frustration, überraschende Kosten oder gescheiterte Projekte?
• Was habe ich gelernt? – Welche Erkenntnisse nehme ich mit?
• Was sollte ich aufhören zu tun? – Zeitfresser, die keinen ROI gebracht haben
• Was hat mir Energie gegeben? – Nicht nur Umsatz zählt, auch Freude an der Arbeit

Schritt 2: Zahlen-Review – Die harten Fakten

Nach dem emotionalen Rückblick kommen die Fakten. Sehen Sie sich Ihre Business-Kennzahlen der letzten 12 Wochen an:

Finanzielle KPIs:

Kennzahl	Quelle in Lexware Office	Ziel
Gesamtumsatz (netto)	Dashboard → GuV	Wachstum vs. Vorquartal
Gesamtkosten	Dashboard → GuV	Kostenquote < 60%
Offene Forderungen	OPOS-Liste	< 10% des Umsatzes
Durchschn. Zahlungsdauer	Bankbewegungen	< 14 Tage

Weitere KPIs für Selbstständige:

• Neukunden gewonnen – Wie viele neue Kunden sind hinzugekommen?
• Bestandskunden-Umsatz – Wie viel Umsatz kommt von bestehenden Kunden?
• Stundensatz (effektiv) – Umsatz ÷ tatsächlich gearbeitete Stunden
• Angebotsquote – Wie viele Angebote wurden zu Aufträgen?

Schritt 3: Ziele setzen – SMART und fokussiert

Jetzt wird geplant. Die Kunst liegt darin, nicht zu viel auf einmal zu wollen. Definieren Sie maximal 3 Quartalsziele – noch besser: ein Hauptziel und 1-2 Nebenziele.

Die SMART-Formel für Quartalsziele:

• Spezifisch – Nicht „mehr Umsatz", sondern „3 neue 1:1-Coaching-Kunden gewinnen"
• Messbar – Konkrete Zahlen definieren, am besten aus der GuV oder dem CRM ableitbar
• Attraktiv – Das Ziel muss Sie persönlich motivieren
• Realistisch – Herausfordernd, aber erreichbar mit den verfügbaren Ressourcen
• Terminiert – Deadline = Ende des Quartals (13. Woche)

Schritt 4: Meilensteine und Wochenplan erstellen

Brechen Sie jedes Quartalsziel auf Monatsmeilensteine und Wochenaufgaben herunter:

Beispiel: Ziel „5.000 € Umsatz mit neuem Onlinekurs"

Zeitraum	Meilenstein	Wochenaufgaben
Monat 1	Kurs erstellen	W1: Curriculum, W2-3: Inhalte, W4: Technik
Monat 2	Launch vorbereiten	W5: Salespage, W6: E-Mail-Kampagne, W7-8: Pre-Launch
Monat 3	Launch + Verkauf	W9-10: Live-Launch, W11-12: Nachfass, W13: Review

Schritt 5: Wöchentliches Check-in

Eine Quartalsplanung ohne regelmäßiges Monitoring ist nur ein Wunschzettel. Planen Sie jeden Montagmorgen 15 Minuten für ein schnelles Self-Check-in:

• ✅ Bin ich auf Kurs für mein Quartalsziel?
• ✅ Was steht diese Woche konkret an?
• ✅ Gibt es Hindernisse, die ich beseitigen muss?
• ✅ Wie sehen meine Zahlen aus? (Schneller Blick ins Lexware-Office-Dashboard)

Quartalsplanung und Buchhaltung verknüpfen

Ihre Buchhaltung ist Ihre wichtigste Datenquelle für die Quartalsplanung. Nutzen Sie Lexware Office, um:

• Umsatz und Kosten quartalsweise zu vergleichen (GuV-Auswertung)
• Liquidität zu planen mit dem 13-Wochen-Forecast
• Kundensegmente zu analysieren (Welche Kunden bringen den meisten Umsatz?)
• Steuerlast vorherzusagen (USt-VA-Hochrechnung für Cash-Reserve)

Fazit: 90 Tage sind der perfekte Planungszeitraum

Die Quartalsplanung gibt Ihnen Struktur ohne Starre. Sie planen kurz genug, um flexibel zu bleiben, aber lang genug, um echte Resultate zu erzielen.

• ✅ Quartals-Rückblick: Was lief gut, was nicht?
• ✅ Zahlen-Review: Harte Fakten aus der Buchhaltung
• ✅ Max. 3 SMART-Ziele pro Quartal
• ✅ Meilensteine und Wochenplan erstellen
• ✅ Wöchentliches 15-Minuten-Check-in

Was gehört in die Quartalsplanung?

Eine gründliche Quartalsplanung umfasst deutlich mehr als nur einen Blick auf den Kontostand. Hier die wichtigsten Bereiche:

1. Finanzieller Quartalscheck

• Umsatzentwicklung: Vergleich Ist vs. Plan und vs. Vorjahresquartal
• Kostenanalyse: Welche Ausgaben sind gestiegen? Wo können Sie optimieren?
• Gewinnmarge: Entwickelt sich die Marge in die richtige Richtung?
• Liquiditätsstatus: Reichen die Reserven für die nächsten 3 Monate?
• Offene Posten: Welche Rechnungen sind überfällig?

2. Steuerlicher Quartalscheck

• UStVA-Status: Alle Voranmeldungen fristgerecht eingereicht?
• Steuervorauszahlungen: Passt die Höhe noch oder sollten Sie eine Anpassung beantragen?
• Fristen: Welche Steuertermine stehen im nächsten Quartal an?

Quartalsplanung in Lexware Office

Lexware Office bietet alle Werkzeuge für Ihre Quartalsplanung:

1. Dashboard: Umsatz, Gewinn und offene Posten auf einen Blick
2. Berichte → EÜR: Quartalsweise filtern für den Ist-Stand
3. Bankabgleich: Sicherstellen, dass alle Transaktionen zugeordnet sind
4. Offene Posten: Überfällige Rechnungen identifizieren und Mahnungen versenden

Fazit: Quartalsplanung als Erfolgsfaktor

Selbstständige, die quartalsweise ihre Zahlen prüfen, treffen bessere Entscheidungen, zahlen weniger Steuern und schlafen ruhiger. Der Jahresabschluss wird zum Routinevorgang statt zum Stresstest.

Quartalsziele definieren und verfolgen

Setzen Sie sich für jedes Quartal 3–5 konkrete Finanzziele:

• Umsatzziel: Realistisch basierend auf dem Vorquartal und saisonalen Schwankungen
• Kundenziel: Wie viele Neukunden sollen gewonnen werden? Wie viel Umsatz pro Bestandskunde?
• Kostenziel: Materialquote, Werbequote oder absolute Kostengrenze festlegen
• Gewinnmarge: Mindest-Gewinnmarge definieren und monatlich überwachen
• Liquiditätspuffer: Ziel für die Liquiditätsreserve am Quartalsende setzen

Quartalsplanung für Gründer: Die ersten 4 Quartale

Im Gründungsjahr sieht die Quartalsplanung anders aus:

1. Q1: Setup-Phase – Software einrichten, Bankverbindung anlegen, erste Rechnungen erstellen, Steuertermine kennenlernen
2. Q2: Optimierung – Prozesse verfeinern, Automatisierungen einrichten, Steuersparmöglichkeiten identifizieren
3. Q3: Wachstum – Kundenakquise intensivieren, wiederkehrende Einnahmen aufbauen
4. Q4: Jahresabschluss-Vorbereitung – Steueroptimierung, Investitionen timen, Belege prüfen