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OPOS Liste in Lexware Office – Offene Posten im Griff behalten

15. Februar 2026 · 11 Min. Lesezeit

Wissen Sie, welche Kundenrechnungen gerade offen sind? Und welche Lieferantenrechnungen diese Woche noch bezahlt werden müssen? Wenn die Antwort „nicht genau" lautet, haben Sie ein Problem – denn offene Posten sind der stille Killer der Liquidität.

Die OPOS Liste (Offene-Posten-Liste) in Lexware Office gibt Ihnen auf einen Blick die volle Kontrolle: Welche Rechnungen sind offen? Was ist überfällig? Wo drohen Zahlungsausfälle? In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie die OPOS Liste effektiv nutzen und damit Ihre Liquidität dauerhaft sichern.

Was sind Offene Posten – und warum sind sie so wichtig?

Unter Offene Posten (OPOS) werden alle Rechnungen zusammengefasst, bei denen der Geldfluss noch fehlt – also:

• Offene Forderungen: Rechnungen, die Sie an Kunden gestellt haben, aber die noch nicht bezahlt wurden
• Offene Verbindlichkeiten: Rechnungen von Lieferanten, die Sie noch bezahlen müssen

Klingt simpel? Ist es auch – in der Theorie. In der Praxis verliert man zwischen Kreditkartenabbuchungen, Daueraufträgen, Lastschriften und manuellen Überweisungen schnell den Überblick. Und genau das wird teuer:

• Verzugsgebühren bei verspäteten Zahlungen an Lieferanten
• Liquiditätsengpässe durch nicht eingetriebene Forderungen
• Geschäftliche Risiken durch unerkannte Zahlungsausfälle
• Unnötiger Stress zum Quartals- oder Jahresende

Die OPOS Liste in Lexware Office erstellen

Lexware Office macht es Ihnen einfach: Die OPOS Liste wird automatisch aus Ihren erfassten Rechnungen und Zahlungen generiert. Sie müssen nichts manuell pflegen.

So rufen Sie die OPOS Liste auf

1. Melden Sie sich in Ihrem Lexware Office Dashboard an
2. Navigieren Sie in der oberen Menüleiste zu Buchhaltung → Offene Posten
3. Wählen Sie im ersten Dropdown-Menü:
   • Offene Kundenrechnungen (Ihre Forderungen)
   • Offene Lieferantenrechnungen (Ihre Verbindlichkeiten)
4. Optional: Filtern Sie im zweiten Dropdown nach einem bestimmten Kunden oder Lieferanten

Was die OPOS Liste zeigt

Die Ansicht bietet Ihnen für jede offene Rechnung folgende Informationen:

Spalte	Bedeutung
Kunde/Lieferant	Name des Geschäftspartners
Rechnungsnummer	Ihre Referenznummer
Rechnungsdatum	Wann die Rechnung erstellt/empfangen wurde
Fälligkeitsdatum	Bis wann bezahlt werden muss
Status	🟢 Offen | 🟡 Fällig | 🔴 Überfällig
Offener Betrag	Der noch ausstehende Betrag (bei Teilzahlungen: der Rest)

Am Ende der Ansicht sehen Sie die Gesamtsumme aller offenen Posten – getrennt nach Forderungen und Verbindlichkeiten. Über den Button „Drucken" können Sie die Liste als PDF exportieren – ideal für die Übergabe an Ihren Steuerberater.

Der optimale OPOS-Workflow: So arbeiten Sie mit offenen Posten

Eine OPOS Liste ist nur so nützlich wie die Routinen, die Sie darum herum aufbauen. Hier ist unser empfohlener Workflow:

Wöchentlicher Check (10 Minuten)

1. Offene Kundenrechnungen prüfen: Gibt es überfällige Rechnungen?
2. Zahlungserinnerungen versenden: Für Rechnungen, die 7+ Tage überfällig sind
3. Offene Lieferantenrechnungen prüfen: Welche Zahlungen stehen diese Woche an?
4. Kontodeckung sicherstellen: Reicht der Kontostand für anstehende Zahlungen?

Monatlicher Review (30 Minuten)

1. OPOS Liste als PDF exportieren und archivieren
2. Chronisch säumige Kunden identifizieren: Wer bezahlt regelmäßig zu spät?
3. Mahnprozess einleiten: Für Rechnungen, die 30+ Tage überfällig sind
4. Gesamtvolumen der offenen Posten bewerten: Steigt der Betrag? Das ist ein Warnsignal.

Forderungsmanagement: Wenn Kunden nicht zahlen

Die OPOS Liste zeigt Ihnen sofort, welche Kunden im Zahlungsverzug sind. Hier ist der empfohlene Eskalationsprozess:

Stufe 1: Freundliche Zahlungserinnerung (7 Tage nach Fälligkeit)

Eine kurze, freundliche E-Mail reicht oft. Viele Kunden haben einfach vergessen zu überweisen. Lexware Office kann automatisierte Zahlungserinnerungen versenden – aktivieren Sie diese Funktion unter Einstellungen → Mahnwesen.

Stufe 2: Erste Mahnung (14 Tage nach Fälligkeit)

Wenn die Erinnerung ignoriert wurde, versenden Sie eine formelle erste Mahnung. In Lexware Office können Sie Mahnungen direkt aus der OPOS Liste erstellen.

Stufe 3: Zweite Mahnung mit Fristsetzung (30 Tage nach Fälligkeit)

Setzen Sie eine klare Frist (z. B. 14 Tage) und weisen Sie auf mögliche Verzugszinsen hin. Der gesetzliche Verzugszins für Geschäfte zwischen Unternehmen beträgt 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB).

Stufe 4: Letzte Mahnung / Inkasso (60+ Tage nach Fälligkeit)

Kündigen Sie rechtliche Schritte an. Ab hier sollten Sie über ein Inkassounternehmen oder einen Mahnbescheid nachdenken.

OPOS Liste und Liquiditätsplanung verbinden

Die OPOS Liste wird oft nur als „Mahnwerkzeug" gesehen. Dabei ist sie ein mächtiges Planungsinstrument für Ihre Liquidität:

Die Liquiditätsformel

Verfügbare Liquidität = Kontostand + erwartete Zahlungseingänge − anstehende Zahlungsausgänge

Aus der OPOS Liste können Sie direkt ablesen:

• Erwartete Zahlungseingänge = Summe aller offenen Kundenrechnungen (nach Fälligkeitsdatum gewichtet)
• Anstehende Zahlungsausgänge = Summe aller offenen Lieferantenrechnungen

So erkennen Sie frühzeitig, ob in den nächsten 2-4 Wochen ein Liquiditätsengpass droht – und können rechtzeitig gegensteuern (z. B. Zahlungserinnerungen versenden, Zahlungsziele mit Lieferanten verlängern oder eine Kreditlinie nutzen).

Häufige Fehler beim OPOS-Management

• ❌ OPOS Liste nie prüfen – Rechnungen geraten in Vergessenheit, Geld geht verloren
• ❌ Belege ohne Zuordnung buchen – Ohne verknüpften Zahlungseingang bleibt die Rechnung ewig „offen"
• ❌ Keine Zahlungsziele auf Rechnungen – Ohne Fälligkeitsdatum kann Lexware Office keinen Status berechnen
• ❌ Teilzahlungen nicht erfassen – Wenn ein Kunde nur einen Teil bezahlt, muss die Teilzahlung korrekt zugeordnet werden, damit der Restbetrag als offen bleibt
• ❌ Zu lange warten mit dem Mahnen – Je länger Sie warten, desto unwahrscheinlicher wird die Zahlung

OPOS für den Steuerberater vorbereiten

Zum Quartals- und Jahresende benötigt Ihr Steuerberater in der Regel eine aktuelle OPOS Liste – insbesondere für:

• Bilanzierung: Forderungen und Verbindlichkeiten müssen korrekt ausgewiesen werden
• USt-Voranmeldung: Bei Ist-Versteuerung sind nur bezahlte Rechnungen relevant
• Wertberichtigungen: Uneinbringliche Forderungen müssen abgeschrieben werden

Exportieren Sie die OPOS Liste als PDF über den „Drucken"-Button und senden Sie sie Ihrem Steuerberater – oder nutzen Sie die direkte Steuerberater-Anbindung in Lexware Office.

Fazit: OPOS ist Ihr Frühwarnsystem für Liquidität

Die OPOS Liste in Lexware Office ist mehr als eine Übersicht offener Rechnungen – sie ist Ihr Frühwarnsystem für Liquiditätsprobleme und ein essentielles Werkzeug für professionelles Forderungsmanagement.

Zusammenfassung:

• Prüfen Sie Ihre OPOS Liste mindestens wöchentlich
• Versenden Sie Zahlungserinnerungen spätestens 7 Tage nach Fälligkeit
• Nutzen Sie die OPOS-Daten für Ihre Liquiditätsplanung
• Exportieren Sie die Liste zum Quartalsende für den Steuerberater
• Kombinieren Sie OPOS mit automatisierten Bankregeln für maximale Effizienz

Eskalationsstufen bei überfälligen Rechnungen

Nicht jeder säumige Zahler ist ein schlechter Kunde. Gehen Sie stufenweise vor:

1. Freundliche Erinnerung (Tag 1–3 nach Fälligkeit): Kurze E-Mail – oft wurde die Rechnung schlicht übersehen
2. 1. Mahnung (14 Tage): Offizielles Mahnschreiben mit neuer Zahlungsfrist
3. 2. Mahnung (28 Tage): Erneute Mahnung mit Hinweis auf Mahnkosten und Verzugszinsen
4. Letzte Mahnung (42 Tage): Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens
5. Inkasso/Mahnbescheid: Als letztes Mittel den Rechtsweg einleiten