Kleinunternehmerregelung 2026 – Umsatzgrenzen, Vor- und Nachteile
15. Februar 2026 · 13 Min. Lesezeit
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit kleine Unternehmen von der Umsatzsteuer. Seit 2025 gelten neue Umsatzgrenzen. In diesem Guide erfahren Sie alles über die aktuellen Regeln und wann sich die Regelung lohnt – oder eben nicht.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und diese nicht an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug können sie auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.
Die neuen Grenzen seit 2025
💡 Neuerung seit 01.01.2025
Die Umsatzgrenzen wurden durch die Umsetzung der EU-Richtlinie deutlich angehoben. Die alten Grenzen (22.000 € Vorjahr / 50.000 € laufendes Jahr) gelten nicht mehr.
| Bis 2024 | Ab 2025 | |
|---|---|---|
| Vorjahresumsatz | ≤ 22.000 € | ≤ 25.000 € |
| Laufendes Jahr | ≤ 50.000 € (geschätzt) | ≤ 100.000 € (tatsächlich) |
Wichtige Änderung: Die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr ist jetzt eine Live-Grenze. Sobald Sie sie überschreiten, müssen Sie ab dem nächsten Umsatz Umsatzsteuer ausweisen – nicht erst im Folgejahr.
Wer kann Kleinunternehmer sein?
- Einzelunternehmer und Selbstständige
- Freiberufler (auch ohne Gewerbe)
- GbR-Gesellschafter
- Existenzgründer im ersten Jahr
Rechnung als Kleinunternehmer
Auf Ihren Rechnungen dürfen Sie keinen Umsatzsteuersatz und keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen müssen Sie einen Hinweis aufnehmen:
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Keine UStVA und keine Umsatzsteuerjahreserklärung
- Geringerer Verwaltungsaufwand
- Preisvorteil bei Privatkunden (keine 19 % Aufschlag)
Nachteile
- Kein Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen
- Nachteil bei hohen Anschaffungskosten
- Kann unprofessionell wirken (keine USt-IdNr.)
Wann lohnt sich der Verzicht?
Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung (sog. Option zur Regelbesteuerung) lohnt sich, wenn:
- Ihre Kunden vorwiegend B2B sind (können Vorsteuer abziehen)
- Sie hohe Anschaffungen planen (Vorsteuer auf Maschinen, Computer etc.)
- Sie als professionell wahrgenommen werden wollen
⚠️ Achtung: Bindungsfrist
Wenn Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, sind Sie 5 Jahre daran gebunden. Sie können frühestens nach 5 Jahren zurückwechseln.
Kleinunternehmer in Lexware Office
Lexware Office unterstützt die Kleinunternehmerregelung vollständig:
- Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit automatischem § 19-Hinweis
- EÜR ohne Mehrwertsteuerspalten
- Automatische Überwachung der Umsatzgrenze
Vorsteuerabzug als Kleinunternehmer: Was Sie verpassen
Der größte Nachteil der Kleinunternehmerregelung ist der fehlende Vorsteuerabzug. Als Kleinunternehmer zahlen Sie bei jedem Einkauf die volle Umsatzsteuer – ohne sie zurückzubekommen.
Rechenbeispiel: Wann lohnt sich der Verzicht?
Stellen wir zwei Szenarien gegenüber. Sie sind Webdesigner mit 20.000 € Jahresumsatz:
Szenario A – Kleinunternehmer:
- Umsatz: 20.000 € (netto = brutto, keine USt)
- Ausgaben: 5.000 € brutto (inkl. ~800 € USt, die Sie NICHT zurückbekommen)
- Effektiver Gewinn: 15.000 €
Szenario B – Regelbesteuerung:
- Umsatz: 20.000 € netto + 3.800 € USt = 23.800 € brutto (B2B-Kunden ist das egal)
- Ausgaben: 5.000 € brutto, davon 800 € Vorsteuer → netto 4.200 €
- USt-Zahllast: 3.800 € − 800 € = 3.000 € ans Finanzamt
- Effektiver Gewinn: 15.800 € (800 € mehr!)
💡 Pro-Tipp
Bei B2B-Kunden spielt die Umsatzsteuer keine Rolle – Ihre Kunden ziehen sie als Vorsteuer ab. Nur bei Privatkunden sind Ihre Preise mit Kleinunternehmerregelung wirklich günstiger, weil keine 19 % draufkommen. Analysieren Sie Ihren Kundenstamm, bevor Sie sich entscheiden.
Anmeldung als Kleinunternehmer: So funktioniert's
Die Kleinunternehmerregelung wird beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgewählt – entweder bei Gründung oder durch formlosen Antrag beim Finanzamt.
- Bei Neugründung: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (ELSTER) die Frage zur Kleinunternehmerregelung mit „Ja" beantworten
- Umsatzschätzung angeben: Das Finanzamt prüft, ob Ihre geschätzten Umsätze unter den Grenzen liegen
- Nachträglich wechseln: Wenn Sie die Grenzen unterschreiten, können Sie formlos zum Jahreswechsel in die Kleinunternehmerregelung wechseln
Rechnung als Kleinunternehmer: Muster und Pflichtangaben
Ihre Rechnungen müssen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten – mit einer Ausnahme: Statt Steuersatz und Umsatzsteuer fügen Sie den folgenden Hinweis ein:
Pflichtangaben, die trotzdem auf der Rechnung stehen müssen:
- Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
- Name und Anschrift des Kunden
- Ihre Steuernummer (keine USt-IdNr. nötig)
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung
- Nettobetrag (= Bruttobetrag, da keine USt)
Lexware Office erstellt Kleinunternehmer-Rechnungen automatisch korrekt – inklusive § 19-Hinweis und ohne Steuerspalten. Mehr zum Thema Rechnungslayout in Lexware Office.
Die Live-Grenze: Was passiert bei 100.000 €?
Die neue 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr ist eine sogenannte Live-Grenze. Das bedeutet: Sobald Sie diese Schwelle überschreiten, müssen Sie ab dem nächsten Umsatz Umsatzsteuer ausweisen – nicht erst ab dem Folgejahr.
Das hat praktische Konsequenzen:
- Sie müssen Ihre Umsätze laufend im Blick behalten
- Die Rechnung, die die Grenze überschreitet, ist noch umsatzsteuerfrei
- Alle folgenden Rechnungen müssen USt ausweisen
- Sie müssen sofort Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben
💡 Pro-Tipp
Richten Sie in Lexware Office eine Umsatzüberwachung ein. Die Software warnt Sie, wenn Sie sich der 25.000-€-Vorjahresgrenze oder der 100.000-€-Live-Grenze nähern. So werden Sie nicht kalt erwischt.
Kleinunternehmer und E-Rechnungspflicht
Ab 2025 gilt: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Das Versenden von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt. Informieren Sie sich rechtzeitig über die Anforderungen.
Fazit: Kleinunternehmerregelung sinnvoll nutzen
Die Kleinunternehmerregelung ist ideal für nebenberuflich Selbstständige mit überschauenden Umsätzen und vorwiegend Privatkunden. Bei wachsendem Geschäft, B2B-Kunden und hohen Investitionen sollten Sie den Wechsel zur Regelbesteuerung ernsthaft prüfen – die Vorsteuerersparnis kann den Mehraufwand deutlich überwiegen.
Häufige Fehler bei der Kleinunternehmerregelung
- USt-IdNr. beantragen: Viele Kleinunternehmer beantragen eine USt-IdNr. – das ist für EU-Geschäfte zwar sinnvoll, führt aber zu Verwirrung. Sie dürfen trotzdem keine USt ausweisen.
- Ungewollter Verzicht: Wer versehentlich Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, schuldet diese dem Finanzamt (§ 14c UStG) – auch als Kleinunternehmer!
- Grenzen nicht überwacht: Die 100.000-€-Live-Grenze erfordert laufende Kontrolle. Übersehen Sie den Moment, müssen Sie rückwirkend korrigieren.
- E-Rechnungspflicht ignoriert: Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können.
Kleinunternehmerregelung 2025: Neue Umsatzgrenzen
Seit dem 01.01.2025 gelten neue Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung:
- Umsatzgrenze (Vorjahr): 25.000 € brutto (bisher: 22.000 €)
- Live-Grenze (laufendes Jahr): 100.000 € – wird diese im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Regelung sofort, nicht erst im Folgejahr
- Prognose entfällt: Die bisherige Prognose von 50.000 € für das laufende Jahr gibt es nicht mehr
Die Live-Grenze von 100.000 € ist eine grundlegende Änderung: Bisher galt der Wechsel zur Regelbesteuerung erst ab dem Folgejahr. Jetzt müssen Sie Ihren Umsatz laufend überwachen.
Wechsel zur Regelbesteuerung: Wann sinnvoll?
In manchen Fällen ist es vorteilhaft, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten:
- Hohe Anfangsinvestitionen: Bei Gründung mit hohen Anschaffungskosten können Sie die Vorsteuer zurückholen
- B2B-Kunden: Geschäftskunden stört die ausgewiesene USt nicht – sie ziehen die Vorsteuer ab. Fehlende USt auf Rechnungen kann aber unprofessionell wirken
- EU-Geschäfte: Für innergemeinschaftliche Lieferungen bietet die Regelbesteuerung Vorteile durch das Reverse-Charge-Verfahren
Achtung: Der freiwillige Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet Sie für 5 Kalenderjahre!
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