E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer – Was Sie ab 2025 wissen müssen
15. Februar 2026 · 10 Min. Lesezeit
Die E-Rechnung kommt – und sie betrifft auch Kleinunternehmer. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, aber: Wer sich jetzt nicht vorbereitet, hat bald ein Problem.
In diesem Ratgeber erklären wir, was die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer konkret bedeutet, welche Formate gelten, welche Fristen laufen und wie Sie alles in Lexware Office einrichten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Rechnung per E-Mail. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im XML-Format, der von Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann.
Der Unterschied:
- PDF per E-Mail = keine E-Rechnung (Bilddatei, nicht maschinenlesbar)
- XRechnung = reines XML, maschinenlesbar ✅
- ZUGFeRD = PDF + eingebettetes XML (sowohl menschenlesbar als auch maschinenlesbar) ✅
Beide Formate entsprechen der EU-Norm EN 16931. Ausführliche Details zum Formatvergleich finden Sie in unserem Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise gemäß dem Wachstumschancengesetz:
Ab 1. Januar 2025: Empfangspflicht
- Alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer) müssen E-Rechnungen empfangen können
- Kein Widerspruchsrecht mehr – der Empfänger kann eine E-Rechnung nicht ablehnen
- Sie brauchen mindestens ein E-Mail-Postfach und eine Software, die XML-Daten lesen kann
Übergangsfristen für das Ausstellen
- 2025–2026: Papier und PDF bleiben für das Ausstellen erlaubt
- 2027: Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen
- Ab 2028: Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen ausstellen – auch Kleinunternehmer
💡 Pro-Tipp
Warten Sie nicht bis 2028! Stellen Sie jetzt schon auf E-Rechnungen um. Mit Lexware Office erstellen Sie automatisch ZUGFeRD-konforme Rechnungen. So sind Sie vorbereitet und wirken bei Geschäftskunden professioneller.
Betrifft die E-Rechnungspflicht wirklich Kleinunternehmer?
Ja. Auch wenn Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, gilt:
- Empfangspflicht ab 2025: Sie müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können
- Ausstellungspflicht ab 2028: Auch Kleinunternehmer müssen dann E-Rechnungen ausstellen – allerdings ohne USt-Ausweis
Die Rechnungspflichtangaben ändern sich nicht: Auf Ihrer Rechnung steht weiterhin „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" – aber eben im E-Rechnungsformat.
Welche Formate sind erlaubt?
XRechnung
- Reines XML-Format
- Standard für B2G (Rechnungen an Behörden)
- Nicht menschenlesbar ohne spezielle Software
- Validierung gegen EN 16931
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- Ideal für B2B – Ihr Kunde sieht ein normales PDF, die Software liest die Daten automatisch
- Von Lexware Office standardmäßig unterstützt
- Empfohlen für Kleinunternehmer und KMU
💡 Pro-Tipp
Für die meisten Selbstständigen ist ZUGFeRD das praktischere Format. Ihr Kunde bekommt eine gewohnte PDF-Rechnung, die gleichzeitig maschinenlesbar ist. So erfüllen Sie die Pflicht, ohne Ihre Kunden zu verwirren.
E-Rechnung in Lexware Office einrichten
Lexware Office macht die Umstellung einfach:
- Empfangen: E-Rechnungen per E-Mail erhalten → in Lexware Office als Beleg hochladen → XML-Daten werden automatisch ausgelesen
- Ausstellen: Rechnungen in Lexware Office erstellen → werden automatisch als ZUGFeRD-PDF generiert
- Archivieren: Lexware Office speichert alle Belege GoBD-konform (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
Details zur E-Rechnung in Lexware Office finden Sie in unserem separaten Guide zur E-Rechnung.
Archivierungspflichten für E-Rechnungen
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen:
- 10 Jahre Aufbewahrungspflicht
- Speicherung im Originalformat (XML muss erhalten bleiben)
- GoBD-konforme Archivierung (unveränderbar, nachvollziehbar, zugänglich)
- Ein ausgedrucktes PDF allein reicht nicht, wenn ein XML-Original existiert
5 häufige Fehler bei der E-Rechnung
- PDF = E-Rechnung denken – ein PDF ohne XML-Daten ist keine E-Rechnung
- E-Rechnungen ausdrucken & abheften – das Original muss digital archiviert werden
- Übergangsfristen ignorieren – die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025
- Keine Software-Updates machen – nur aktuelle Versionen unterstützen ZUGFeRD 2.x
- Alte Rechnungsvorlagen weiterverwenden – Word/Excel-Rechnungen erfüllen die Pflicht nicht
💡 Pro-Tipp
Nutzen Sie die Umstellung als Anlass, Ihre gesamte Rechnungsstellung zu professionalisieren. Mit Lexware Office erstellen Sie nicht nur E-Rechnungen, sondern haben auch Belegmanagement, Bankanbindung und Serienrechnungen in einem System.
Checkliste: E-Rechnung für Kleinunternehmer
- ✅ E-Mail-Postfach vorhanden, das E-Rechnungen empfangen kann
- ✅ Buchhaltungssoftware (z. B. Lexware Office), die ZUGFeRD/XRechnung lesen kann
- ✅ GoBD-konforme Archivierung eingerichtet (digital, unveränderbar, 10 Jahre)
- ✅ Rechnungsvorlage auf ZUGFeRD umgestellt
- ✅ Lieferanten informiert, dass Sie E-Rechnungen empfangen können
- ✅ §-19-Hinweis in E-Rechnungen korrekt hinterlegt
Fazit: Jetzt vorbereiten, nicht 2028 hetzen
Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Zukunft – die Empfangspflicht gilt bereits. Und bis 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen. Die wichtigsten Punkte:
- Ab 2025: E-Rechnungen empfangen ist Pflicht
- Ab 2028: E-Rechnungen ausstellen – für alle, auch Kleinunternehmer
- ZUGFeRD ist das empfohlene Format für KMU und Selbstständige
- Lexware Office unterstützt beides: Empfang und Erstellung
- Archivierung muss digital und GoBD-konform erfolgen
Mehr zur optimalen Einrichtung Ihrer Buchhaltung finden Sie auf unserer Seite für Selbstständige. Oder lesen Sie unsere 20 Steuertipps für Selbstständige.
Was Kleinunternehmer jetzt konkret tun müssen
Die E-Rechnungspflicht betrifft auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Hier Ihr konkreter Fahrplan:
- Sofort: Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können – ein normales E-Mail-Postfach genügt dafür
- Empfehlung: Richten Sie in Lexware Office das Beleg-Postfach ein, um E-Rechnungen automatisch zu verarbeiten
- Ab 2028: Bereiten Sie sich auf die Versandpflicht vor – dann müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen senden
💡 Pro-Tipp
Auch als Kleinunternehmer sollten Sie jetzt schon E-Rechnungen versenden – freiwillig. Das signalisiert Professionalität und erleichtert Ihren B2B-Kunden die Verarbeitung. In Lexware Office wählen Sie einfach ZUGFeRD als Exportformat.
Besonderheiten bei Kleinunternehmer-E-Rechnungen
Kleinunternehmer-Rechnungen haben auch im E-Rechnungsformat ihre Eigenheiten:
- Keine Umsatzsteuer ausweisen: Im XML wird der Steuersatz auf 0 % gesetzt
- Hinweis § 19 UStG: Muss auch in der E-Rechnung enthalten sein
- Keine USt-IdNr. nötig: Steuernummer genügt
- Gleiche Pflichtangaben: Alle anderen Rechnungspflichtangaben gelten auch für E-Rechnungen
Fazit: Frühzeitig vorbereiten
Die E-Rechnungspflicht kommt auch für Kleinunternehmer. Wer sich jetzt vorbereitet, hat keinen Stress, wenn die Versandpflicht 2028 greift. Mit Lexware Office ist die Umstellung in wenigen Minuten erledigt.
Zeitplan für Kleinunternehmer im Detail
| Datum | Was gilt | Ihr To-Do |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle | E-Mail-Postfach reicht, Lexware Office Beleg-Postfach optimal |
| Ab 01.01.2027 | Versandpflicht ab 800.000 € Umsatz | Betrifft die meisten Kleinunternehmer nicht |
| Ab 01.01.2028 | Versandpflicht für alle | ZUGFeRD-Versand in Lexware Office aktivieren |
Kosten der E-Rechnungsumstellung
Für Kleinunternehmer ist die Umstellung kostengünstig:
- Lexware Office ab 7,90 €/Monat: E-Rechnungsfunktion in allen Tarifen enthalten
- Keine zusätzliche Hardware nötig: Alles läuft in der Cloud
- Zeitaufwand Einrichtung: Ca. 15 Minuten für die Ersteinrichtung
- Laufender Mehraufwand: Keiner – im Gegenteil: weniger Arbeit durch automatische Belegverarbeitung
E-Rechnung in Lexware Office einrichten?
Wir richten Ihre E-Rechnungsstellung ein – ZUGFeRD-konform, GoBD-sicher und ohne Technik-Stress.