← Zurück zum Blog Buchhaltung

Aufbewahrungsfristen 2026 – Welche Unterlagen wie lange aufheben?

15. Februar 2026 · 11 Min. Lesezeit

Wie lange müssen Sie Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge aufbewahren? Die Antwort: 6, 8 oder 10 Jahre – je nach Dokumententyp. In diesem Guide finden Sie die komplette Übersicht.

Gesetzliche Grundlagen

Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus zwei Gesetzen:

• § 147 AO (Abgabenordnung) – steuerrechtliche Pflicht
• § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) – handelsrechtliche Pflicht

Beide Gesetze ergänzen einander. Im Zweifel gilt die längere Aufbewahrungsfrist.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

10 Jahre Aufbewahrung

Dokument	Grundlage
Jahresabschlüsse (Bilanz + GuV)	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Bücher und Aufzeichnungen	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Inventare	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Eröffnungsbilanzen	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Kontoauszüge	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Fahrtenbücher	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO
Steuererklärungen	§ 147 Abs. 1 Nr. 4a AO
UStVA-Voranmeldungen	§ 147 Abs. 1 Nr. 4a AO

8 Jahre Aufbewahrung (Neu seit Oktober 2024!)

Dokument	Bisher	Neu
Eingangsrechnungen	10 Jahre	8 Jahre
Ausgangsrechnungen	10 Jahre	8 Jahre
Bewirtungsbelege	10 Jahre	8 Jahre
Reisekostenabrechnungen	10 Jahre	8 Jahre
Quittungen und Lieferscheine	10 Jahre	8 Jahre

6 Jahre Aufbewahrung

• Empfangene Geschäftsbriefe
• Kopien abgesandter Geschäftsbriefe
• Angebote und Auftragsbestätigungen
• Mahnungen
• Versicherungspolicen
• Verträge
• Sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Wann beginnt die Frist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem:

• die letzte Eintragung im Buch gemacht wurde
• das Inventar aufgestellt wurde
• der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde
• die Buchung vorgenommen wurde

Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 → Frist beginnt am 01.01.2027 → Ende der 8-Jahres-Frist am 31.12.2034.

Papier oder digital?

Grundsätzlich gilt: Dokumente können sowohl in Papierform als auch elektronisch aufbewahrt werden. Ausnahmen:

• Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen in schriftlicher Form vorliegen (§ 257 Abs. 3 HGB)
• Elektronische Dokumente müssen auch elektronisch aufbewahrt werden (nicht ausgedruckt!)

Für die digitale Aufbewahrung gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern). Ihre digitalisierten Belege in Lexware Office erfüllen diese Anforderungen.

Fazit: Was Sie 2026 vernichten können

Folgende Unterlagen können Sie Anfang 2026 vernichten:

• 10-Jahres-Frist: Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare aus dem Jahr 2015 und früher
• 8-Jahres-Frist (neu): Rechnungen und Belege aus dem Jahr 2017 und früher
• 6-Jahres-Frist: Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2019 und früher

Aufbewahrungsfristen nach Belegart im Detail

Die Fristen unterscheiden sich je nach Art des Dokuments. Hier die vollständige Übersicht für Selbstständige:

10 Jahre Aufbewahrungspflicht

• Buchungsbelege: Rechnungen (ein- und ausgehend), Quittungen, Kassenberichte
• Buchhaltungsunterlagen: Kontenblätter, Journale, EÜR, Inventare
• Jahresabschlüsse: Bilanzen, GuV, Jahresabschlussunterlagen
• Steuerbescheide und -erklärungen: Alle eingereichten Steuererklärungen und erhaltene Bescheide
• Bankbelege: Kontoauszüge, Überweisungsbelege, Lastschriften

6 Jahre Aufbewahrungspflicht

• Geschäftsbriefe: Ein- und ausgehende Korrespondenz mit geschäftlichem Bezug
• Angebote und Auftragsbestätigungen: Auch wenn kein Auftrag zustande kam
• Mahnungen: Sowohl von Ihnen versendete als auch erhaltene
• Versicherungsunterlagen: Policen, Schadensmeldungen, Korrespondenz

Fristberechnung: Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Belegs, sondern am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde:

• Rechnung vom 15. März 2026 → Frist beginnt am 01.01.2027
• Bei 10 Jahren: Aufbewahrung bis 31.12.2036
• Bei 6 Jahren: Aufbewahrung bis 31.12.2032

Ausnahme: Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Rechtsstreit, dürfen Sie die betroffenen Unterlagen nicht vernichten – auch wenn die reguläre Frist abgelaufen ist.

Digitale Aufbewahrung: GoBD-Anforderungen

Seit der GoBD-Aktualisierung ist die digitale Aufbewahrung Standard. Dabei müssen folgende Grundsätze eingehalten werden:

1. Unveränderbarkeit: Digitale Belege dürfen nachträglich nicht verändert werden können
2. Vollständigkeit: Alle relevanten Dokumente müssen erfasst sein
3. Ordnung: Eine systematische Ablage mit Suchfunktion ist erforderlich
4. Zeitnahe Erfassung: Belege sollten innerhalb von 10 Tagen digitalisiert werden
5. Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss von der Buchung zum Beleg rückverfolgbar sein

Ersetzendes Scannen: Papierbelege vernichten?

Ja, seit der GoBD-Aktualisierung dürfen Sie Papierbelege nach korrektem Scannen vernichten. Voraussetzungen:

• Der Scan muss vollständig und lesbar sein
• Das Scanergebnis muss dem Original bildlich entsprechen
• Der Scan muss zeitnah erfolgen (innerhalb weniger Tage)
• Die Verfahrensdokumentation muss den Scanprozess beschreiben

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung fordert das Finanzamt Einsicht in Ihre aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Fehlen Belege, kann das Finanzamt:

• Schätzungen vornehmen: Meist zu Ihren Ungunsten – fehlende Belege werden als nicht absetzbar behandelt
• Bußgelder verhängen: Bei vorsätzlicher Verletzung der Aufbewahrungspflicht
• Die Buchführung verwerfen: Im schlimmsten Fall wird Ihre gesamte Gewinnermittlung neu aufgestellt

Fazit: Aufbewahrung als Routine etablieren

Die Aufbewahrungspflicht ist kein optionaler Wunsch des Finanzamts – sie ist gesetzliche Pflicht. Mit Lexware Office und konsequenter Belegdigitalisierung erfüllen Sie alle GoBD-Anforderungen automatisch. Richten Sie sich ein System ein und halten Sie sich daran – Ihre Unterlagen werden Ihnen beim nächsten Jahresabschluss danken.

Aufbewahrungspflicht für digitale Dokumente

Immer mehr Geschäftskorrespondenz und Belege sind rein digital: E-Mails, E-Rechnungen, Online-Banking-Belege. Für diese gelten besondere Regeln:

• E-Mails mit steuerlicher Relevanz: Müssen aufbewahrt werden – Auftragsbestätigungen, Vertragsverhandlungen, Rechnungsversand. Rein informelle E-Mails nicht.
• E-Rechnungen: Müssen im Originalformat gespeichert werden – ein Ausdruck genügt nicht! ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XML-Dateien separat archivieren.
• Online-Banking: Kontoauszüge regelmäßig als PDF herunterladen und archivieren. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die Bank die Auszüge dauerhaft vorhält.
• Cloud-Rechnungen: SaaS-Rechnungen von Anbietern wie AWS, Google, Adobe etc. herunterladen und lokal in Lexware Office archivieren.

Vernichtungsplan: Wann dürfen Sie Belege löschen?

Erstellen Sie einen jährlichen Vernichtungsplan:

1. Prüfen Sie Anfang Januar, welche Belege die Aufbewahrungsfrist überschritten haben
2. Stellen Sie sicher, dass keine laufenden Betriebsprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten diese Belege betreffen
3. Dokumentieren Sie die Vernichtung (Datum, welche Jahrgänge, durchgeführt von wem)
4. Vernichten Sie Papierbelege datenschutzkonform (Aktenvernichter DIN 66399, Stufe 3)

Im Jahr 2026 dürfen Sie beispielsweise Belege aus dem Jahr 2015 (10-Jahres-Frist) und Geschäftsbriefe aus 2019 (6-Jahres-Frist) vernichten – sofern keine Sonderumstände vorliegen.