Lexware Office Automatisierung für Kanzleien – wir übernehmen die komplette Einrichtung für Ihre Mandanten.
Bankregeln, Belegworkflows und Buchungsvorschläge für Ihre Mandanten – wir setzen das Onboarding und alle Automatisierungen auf, damit Ihre Kanzlei und Steuerberater effizienter arbeiten.
Automatisierung beginnt mit sauberem Mandanten-Onboarding.
Automatisierung ist kein Knopfdruck – sie entsteht durch klare Regeln, saubere Datenstrukturen und dokumentierte Prozesse. Wir übernehmen die komplette Lexware Office Einrichtung für Ihre Kanzlei, damit jeder Mandanten-Workflow vom ersten Tag an zuverlässig funktioniert.
Ohne System
Rückfragen, manuelle Korrekturen, Unsicherheit bei Zuordnungen.
Mit System
Reproduzierbare Abläufe, klare Regeln, dokumentierte Prozesse.
Mobile Belegerfassung – Mandanten scannen Belege direkt per Smartphone
Ihre Mandanten fotografieren den Kassenbon, die KI erkennt die Daten, Kategorie bestätigen – fertig. Wir richten die mobile Belegerfassung für Ihre Mandanten ein, damit Belege ab Tag eins zuverlässig erfasst werden.
- ✓ Beleg mit der Kamera scannen – jederzeit, überall
- ✓ KI füllt alle Belegdaten automatisch aus
- ✓ Kategorie-Vorschlag prüfen oder manuell wählen
- ✓ Sofort als bezahlt markieren und speichern
*Laut Lexware: Über 91 % der KI-Zuordnungsvorschläge werden von Anwendern akzeptiert.
Belegworkflows – Lieferantenportale automatisch anbinden
Wir richten GetMyInvoices für Ihre Mandanten ein. Lieferanten wie Amazon, Vodafone oder Adobe werden verbunden – Rechnungen landen automatisch in Lexware Office.
- ✓ Über 100 Lieferantenportale verfügbar
- ✓ Rechnungen automatisch abgeholt und importiert
- ✓ Keine manuelle Belegübertragung nötig
- ✓ Einrichtung komplett durch uns
Wir richten die Anbindung ein und schulen Ihre Mandanten – für lückenlose Belegerfassung.
Amazon
Belegworkflows – Rechnungen per E-Mail empfangen
Ihre Mandanten leiten Rechnungs-E-Mails an GetMyInvoices weiter – die Belege werden automatisch erkannt und nach Lexware Office übertragen.
- ✓ Automatische Beleg-Erkennung aus E-Mails
- ✓ PDF-Anhänge direkt in Lexware importiert
- ✓ Keine zusätzliche Software erforderlich
- ✓ Funktioniert mit jeder E-Mail-Adresse
Einfach weiterleiten – den Rest erledigt die Automatisierung.
Analoge Belege digital integriert
Wir digitalisieren auch papierbasierte Prozesse Ihrer Mandanten – strukturiert und nachvollziehbar.
- Scan per Lexware App – von uns eingerichtet
- Standardisierte Belegbenennung
- Digitale Archivstruktur
- Dokumentierte Bargelderfassung
Standardisierte Scan-Routine. Regelmäßige Upload-Zyklen. Abgleich mit Zahlungsströmen. Digitale Belegketten.
Multibanking – alle Konten an einem Ort
Wir binden alle geschäftlichen Bankkonten Ihrer Mandanten in Lexware Office an – von PayPal über Giro- bis Kreditkartenkonto. Alle Umsätze werden automatisch in Echtzeit importiert, zugeordnet und verbucht. So erfüllen Ihre Mandanten die Aufzeichnungspflicht ohne Aufwand.
- ✓ Alle Kontoarten: PayPal, Giro-, Kreditkarten- & Tagesgeldkonten
- ✓ 80 % aller Umsätze werden vollautomatisch erkannt und zugeordnet
- ✓ Automatischer Beleg-Abgleich im Hintergrund
- ✓ PSD2-zertifiziert & offiziell von der BaFin zugelassen
Über 4.000 Banken unterstützt – Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, N26, Lexware Geschäftskonto u.v.m.
Intelligente Bankzuweisung – KI erledigt die Zuordnung
Lexware Office erkennt wiederkehrende Bankumsätze und schlägt automatisch die richtige Kategorie vor. Ihre Mandanten prüfen und bestätigen mit einem Klick – die Buchung läuft im Hintergrund.
- ✓ Monatlich über 2,5 Mio. akzeptierte Zuordnungsvorschläge
- ✓ Personalisierte Vorschläge – die KI lernt individuelle Buchungsmuster
- ✓ Über 91 % Akzeptanzrate bei personalisierten Vorschlägen
- ✓ Wir optimieren Buchungsregeln für maximale Automatisierung
Quelle: Lexware Office – „Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung", Nov. 2025
SumUp & Co. – sauber verbucht trotz fehlender Bankschnittstelle
Viele Mandanten nutzen SumUp als Kartenlesegerät – doch der irische Zahlungsanbieter hat keine direkte Bankanbindung an Lexware Office. Das führt bei den meisten Steuerberatern zu Ratlosigkeit. Wir haben einen erprobten manuellen Workflow entwickelt, der dieses Problem für Ihre Kanzlei löst.
- ✓ CSV-Export aus dem SumUp-Dashboard
- ✓ Aufbereitung in Excel nach Lexware-Importformat
- ✓ Sauberer Import in Lexware Office mit korrekter Zuordnung
- ✓ Funktioniert auch für weitere ausländische Zahlungsanbieter ohne PSD2-Anbindung
- ✓ Optional: individuelle API-Anbindung für vollautomatischen Import per Klick
Dieser Workflow wird von uns individuell für Ihre Kanzlei eingerichtet und dokumentiert.
1
2
✓
3
✓
E-Rechnungen für Mandanten – rechtssicher erstellen, empfangen und prüfen
Seit Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen. Für Kanzleien bedeutet das: Jeder Mandant muss korrekt eingerichtet sein. Lexware Office unterstützt XRechnung und ZUGFeRD – wir richten die E-Rechnungs-Workflows für Ihre Mandanten ein, damit alle Anforderungen ab Tag eins erfüllt sind.
- ✓ E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format für jeden Mandanten einrichten
- ✓ Eingehende E-Rechnungen automatisch prüfen und OCR-gestützt erfassen
- ✓ GoBD-konforme Archivierung – revisionssicher und langfristig abrufbar
- ✓ Standardisierte E-Rechnungs-Workflows über alle Mandanten hinweg
Pflicht seit 01.01.2025 für alle B2B-Transaktionen gemäß EU-Norm EN 16931.
Mandanten-Überweisungen – Kontaktvorschlag, IBAN und Daueraufträge automatisch
Für Mandanten mit wiederkehrenden Zahlungen richten wir Lexware Office so ein, dass Überweisungen, Terminüberweisungen und Daueraufträge automatisch laufen. Kontaktdaten und IBANs werden beim Tippen vorgeschlagen – Ihre Mandanten sparen bei jeder Buchung wertvolle Zeit.
- ✓ Schnelle Empfängerauswahl dank automatischer Kontaktvorschläge
- ✓ IBAN wird automatisch aus den hinterlegten Mandanten-Kontaktdaten übernommen
- ✓ Terminüberweisungen und Daueraufträge einmal einrichten – fertig
- ✓ Komplette Einrichtung durch uns – pro Mandant individuell konfiguriert
USt-Voranmeldung für Mandanten – direkt ans Finanzamt per ELSTER
Wir richten ELSTER für jeden Mandanten ein und etablieren einen standardisierten Prozess für die quartalsweise USt-Voranmeldung. Lexware Office berechnet die Umsatzsteuer automatisch aus Belegen und Rechnungen – Ihre Kanzlei prüft und übermittelt mit einem Klick.
- ✓ Automatische Berechnung der Umsatzsteuer aus allen Mandanten-Belegen
- ✓ Direkte ELSTER-Übertragung ans Finanzamt – mit einem Klick pro Mandant
- ✓ Zusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche Lieferungen
- ✓ Echtzeit-USt-Prognose – Ihre Kanzlei behält alle Mandanten im Blick
DATEV-Export – nahtloser Datenaustausch zwischen Mandant und Kanzlei
Lexware Office exportiert alle Mandanten-Buchungen im DATEV-Format – oder gibt Ihrer Kanzlei direkten Echtzeit-Zugang zur Mandanten-Buchhaltung. Kein Pendelordner, kein USB-Stick, keine E-Mail-Anhänge. Wir richten die Steuerberater-Anbindung für jeden Mandanten ein – standardisiert und effizient.
- ✓ DATEV-Export aller Mandanten-Buchungen mit einem Klick
- ✓ Steuerberater-Zugang mit Echtzeit-Einblick in jede Mandanten-Buchhaltung
- ✓ EÜR und GuV automatisch generiert – Jahresabschluss-Vorbereitung inklusive
- ✓ Weniger Rückfragen – saubere Daten sparen Kanzlei und Mandant Zeit
Automatisches Mahnwesen – Mandanten-Zahlungserinnerungen ohne Aufwand
Offene Rechnungen bei Mandanten nachzuverfolgen kostet Ihre Kanzlei wertvolle Zeit. Lexware Office überwacht offene Posten automatisch und versendet bei Bedarf Zahlungserinnerungen und mehrstufige Mahnungen. Wir richten das Mahnwesen für jeden Mandanten ein – standardisiert und effizient.
- ✓ Automatische Überwachung aller offenen Posten pro Mandant
- ✓ Zahlungserinnerungen nach frei definierbaren Fristen versenden
- ✓ Mehrstufige Mahnung: freundliche Erinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung
- ✓ Offene-Posten-Übersicht mit Fälligkeitsampel – alle Mandanten auf einen Blick
Kassenbuch – digitale Bargeschäft-Verwaltung für Mandanten, GoBD-konform
Mandanten aus Gastronomie, Handwerk oder Einzelhandel benötigen ein ordnungsgemäßes Kassenbuch. Wir richten das elektronische Kassenbuch in Lexware Office für diese Mandanten ein – GoBD-konform und revisionssicher, bereit für jede Betriebsprüfung.
- ✓ Elektronisches Kassenbuch direkt in Lexware Office
- ✓ Bareinnahmen und -ausgaben tagesgenau erfassen
- ✓ Automatische Tagesabschlüsse mit Kassenbestand-Prüfung
- ✓ GoBD-konform und revisionssicher – Mandanten sind prüfungsbereit
Individuelle Prozessarchitektur
Jede Kanzlei hat andere Zahlungs- und Belegstrukturen. Wir entwickeln eine klare Workflow-Architektur, die exakt zu Ihrer Kanzleistruktur passt.
Zahlungsströme analysieren
Regeldefinition festlegen
Prüfmechanismen einbauen
Prozess dokumentieren
Automatisierung ohne Dokumentation ist Risiko. Automatisierung mit Struktur ist Effizienz.
Individuelle Lösungen über die Lexware REST API
Wenn Standard-Funktionen nicht ausreichen, programmieren wir individuelle Automatisierungen über die offizielle Lexware Office REST API – z. B. für mandantenspezifische Datenimporte, branchenspezifische Workflows oder die Anbindung an Ihre Kanzlei-Tools.
Individuelle Integrationen & Workflows – wir verbinden, was Ihre Kanzlei braucht.
Lexware Office ist der Kern der Mandanten-Buchhaltung. Aber Ihre Kanzlei nutzt mehr als nur ein Tool. Über die offizielle Lexware REST API und individuelle Programmierung verbinden wir Lexware Office mit jedem System, das Sie bereits nutzen – von Kanzlei-Software über Projektmanagement bis Kommunikation.
Kanzlei-Software Anbindung
DATEV, Addison, Agenda oder Ihre Branchenlösung – wir verbinden Lexware Office nahtlos mit der Software Ihrer Kanzlei.
Mandanten-Workflows
Maßgeschneiderte Automatisierungen pro Mandant – von intelligenter E-Mail-Extraktion bis zu komplexen Buchungslogiken für branchenspezifische Anforderungen.
Unbegrenzte Verbindungen
Slack, Zendesk, Asana, Notion, Zapier – oder jedes andere Tool mit API. Wir bauen die Brücke zwischen Ihrer Kanzlei-Landschaft und Lexware Office.
Alle Integrationen werden individuell für Ihre Kanzlei programmiert und über die offizielle Lexware Office REST API umgesetzt.
Für wen das sinnvoll ist
Häufige Fragen zur Lexware Office Automatisierung für Kanzleien
Lexware Office importiert Kontoumsätze automatisch und gleicht sie mit offenen Rechnungen und Belegen ab. Ich richte für jeden Mandanten individuelle Bankregeln ein, damit wiederkehrende Buchungen automatisch zugeordnet werden – bis zu 80% laufen ohne manuellen Aufwand.
Über 4.000 Banken werden unterstützt: Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, N26 und Lexware Geschäftskonto. Alle Kontoarten funktionieren: Girokonto, Kreditkarte, PayPal und Tagesgeld. PSD2-zertifiziert und BaFin-zugelassen.
Bankregeln sind Wenn-Dann-Automatisierungen: Wenn ein bestimmter Verwendungszweck, Betrag oder Absender erkannt wird, ordnet Lexware Office die Buchung automatisch dem richtigen Konto zu. Ich analysiere die wiederkehrenden Umsätze jedes Mandanten und erstelle optimale Regelsets.
Automatisierte Mandanten liefern sauber vorbuchte Daten. Der DATEV-Export erfolgt über DATEVconnect online (automatisch) oder als DATEV-CSV mit Belegimages. Ich stelle sicher, dass SKR03/04-Zuordnung und Steuerschlüssel korrekt übertragen werden.
Die Lexware Office Scan-App erkennt per OCR automatisch Lieferant, Betrag, Datum und USt-Satz. Belege werden digital hochgeladen und den passenden Buchungen zugeordnet. Für Kanzleien richte ich standardisierte Belegprozesse je Mandant ein.
Ja. Lexware Office bietet ein GoBD-konformes Langzeitarchiv. Alle Belege werden revisionssicher gespeichert und sind jederzeit für Betriebsprüfungen nachvollziehbar. Ich richte für jeden Mandanten eine saubere digitale Archivstruktur ein.